Winkelketen Blokker heeft zijn supply chain vanuit het Verre Oosten in een halfjaar tijd volledig opnieuw ingericht. E-mails en Excelsheets zijn vervangen door een ordermanagementplatform waarmee orders vanaf de fabriek in China tot het warehouse in Geldermalsen inzichtelijk en stuurbaar zijn.
Blokker hoopt de tegenvallende resultaten van de afgelopen jaren om te kunnen buigen met een grondige koerswijziging. Het verlieslijdende concern wil de consument met een omnichannel-strategie opnieuw voor zich winnen. De van oudsher inkoopgestuurde organisatie gaat voortaan uit van de vraag van de consument.
Van inkoop- naar vraaggestuurde organisatie
“Blokker heeft in het verleden veel succes gehad met een inkoop gestuurde aanpak”, legt Director Supply Chain Hans Danhof uit. “Inkoopkansen en de daarmee in het warehouse gevormde voorraden bepaalden het winkelaanbod. Het tegenwoordige retaillandschap met harde concurrentie van prijsvechters, supermarkten die steeds meer non-food doen en online-kanalen vereist echter een andere, slimmere manier van werken.” Voor Blokker staat de vraag van de consument nu centraal. Vanuit de hieraan gekoppelde afzetprognoses start de inkoop.
Dat heeft consequenties voor de logistieke operatie. In de oude situatie waarin de beschikbare voorraden het winkelaanbod stuurden, was de productie van de folder feitelijk de maatgevende factor voor de tijd tot het winkelschap. De artikelen lagen in het warehouse al klaar. Nu bedenkt Blokker vanuit de behoefte van de consument eerst de folder en plaatst daarna de hiervoor benodigde orders. Dit creëert een langere planningshorizon en maakt de logistieke uitvoering crucialer en tegelijkertijd uitdagender.
Informatie-uitwisseling via Excel
De uitdaging geldt met name voor het deel van het assortiment dat Blokker in het Verre Oosten laat produceren, circa 2.000 van de 6.000 artikelen. Vaak zijn dat producten die voor Blokker zijn gemaakt onder het eigen private label. Dat levert een traject op met veel verschillende partijen en talloze documenten. Alle informatie-uitwisseling ging in de oude situatie via Excel: van het eerste contact met de leverancier, het plaatsen van de order en de productie tot en met de uitvoering van de logistiek. Import Manager Helle Luijpen: “Blokker had geen enkel zicht waar goederen zich in de logistieke keten bevonden. Wij hadden nul informatie. Containers arriveerden vaak ‘bij verrassing’ op de kades in de haven.” Om maar genoeg te hebben, hield Blokker daarom van veel producten bijna een jaar voorraad aan. “Een dergelijke manier van werken was naar de toekomst niet schaalbaar,” vult Danhof aan. “Wij konden ook maar één artikel per container bestellen. Dat is prima voor producten met een hoog volume, maar niet voor bijvoorbeeld een theezeefje.”
Ordermanagementsysteem en expediteur
De Verre Oosten supply chain werd daarom geheel opnieuw ingericht. Voor de voorraadsturing van de leverancier tot het winkellandschap werd Slim4 van Slimstock geïmplementeerd. Blokker selecteerde Flexport als logistieke dienstverlener voor het traject van de laadhaven in het Verre Oosten tot het warehouse in Nederland. Star Flow Supply Chain van Yellowstar werd gekozen als ordermanagementplatform voor deze stroom. Dit platform werd gekoppeld aan zowel Slimstock, Flexport als via het ERP met de relevante Blokker-afdelingen. “Deze professionalisering van onze Verre Oosten sourcing hebben wij als één traject gezien”, verklaart Danhof. “Praktisch waren het wel twee verschillende dingen: Excel vervangen door het ordermanagementsysteem van Yellowstar en in plaats van het zelf regisseren van logistiek dit in handen geven van één end-to-end forwarder. Beide partijen hebben wij vervolgens digitaal aan elkaar geknoopt. E-mails en Excels zijn daarmee uitgebannen.”
Elk traject in deze supply chain begint met een besteladvies vanuit Slimstock in het ordermanagementplatform. Op basis van dit advies wordt een voorlopige order voor het artikel aangemaakt. Deze is realtime zichtbaar voor de inkoopkantoren van Blokker in Hongkong en Shanghai. De inkopers stemmen af met de lokale leveranciers. Zodra de inkooporder definitief is, komt deze met alle documenten terug in Star Flow Supply Chain. De informatie is direct ook toegankelijk voor Flexport. Van laadhaven tot warehouse verzorgt de expediteur vanuit zijn eigen systeem de logistieke afhandeling. Een twintigtal vooraf afgesproken milestones koppelt Flexport automatisch terug. Star Flow Supply Chain kan zo weer Slimstock informeren, maar ook Blokker’s warehousemanagementsysteem voor de ontvangstplanning, de financiële afdeling voor de factuurafhandeling, et cetera. Alle betrokkenen beschikken realtime over de voor hun noodzakelijke gegevens, zodat op het juiste moment actie kan worden ondernomen.
Aan de andere kant van de Verre Oosten supply chain overziet Star Flow Supply Chain tevens het traject van de fabrikant tot de laadhaven. Elke order is daarvoor volledig inzichtelijk en traceerbaar voor Blokker. “Op mijn laptop kan ik realtime op doosniveau zien wat in het warehouse in China wordt ingescand,” aldus Danhof. “De gehele supply chain uit het Verre Oosten heb ik onder mijn handen inzichtelijk. Het inzicht is veelal beter dan bij lokale Europese bestellingen, waarvan leveranciers vaak veel minder data delen.”
Een tarievenmodule in het ordermanagementplatform geeft Blokker inzicht in de totale kosten (landed cost) van een artikel tot aan de aflevering in het distributiecentrum. Zo is een reële vergelijking mogelijk tussen productie in het Verre Oosten met alle extra’s als transportkosten en importheffingen tegenover leveranciers uit Europa die de artikelen zelf bij het warehouse van Blokker afleveren.
Intensief traject
De implementatie van zowel Star Flow Supply Chain en Flexport bij Blokker duurde zes maanden. Een zeer intensief traject, stelt Blokker. De voordelen zijn echter direct inzichtelijk. Het concern bespaart naar eigen zeggen enkele miljoenen euro’s aan werkkapitaal. Alleen al aan demurrage was het in het verleden enorme bedragen kwijt. Voor medewerkers is het werk bovendien leuker, legt Danhof uit. “Het begeleiden van onze Verre Oosten stromen was voorheen geen populaire baan. Het vormde een soort forensische speurtocht, met een voortdurend graven in Excel naar de juiste informatie. Het verloop op de afdeling was daardoor groot. Nu wil iedereen dit werk graag doen. Via je beeldscherm heb je op elk moment alle benodigde gegevens tot je beschikking.”
