In warehousing wordt veel gesproken over automatisering, maar dat vergt grote investeringen. Niet iedereen heeft daarvoor de financiële ruimte. Het is echter ook mogelijk om bestaande magazijnen te verbeteren zonder grote investeringen te hoeven doen. Vijf tips van het Material Handling Forum die u direct kunt toepassen.
Het verbeteren van bestaande processen was het thema tijdens het Material Handling Forum op 28 juni. In een forumdiscussie gaven hoogleraar René de Koster (Erasmus Universiteit), consultant Arjan Lagerweij (EVO), leverancier Maurice La Croix (Toyota Material Handling) en praktijkman Sander Berndsen (Philips Lighting) hun visie op het verbeteren van bestaande processen zonder veel geld uit te geven. Hun belangrijkste tips:
1 Maak een plan
Voordat je lukraak begint met het aanpassen van processen: maak eerst een plan. Bedenk wat de functie van het warehouse is binnen het bedrijf of nog beter: binnen de supply chain. Ga vervolgens na hoe de processen moeten worden aangepast om die functie nog beter in te vullen. Is het daarvoor nodig om verder op kosten te besparen? Of zijn andere zaken zoals het verkorten van doorlooptijden of het reduceren van het aantal fouten belangrijker?
Het helpt als de logistiek manager of de supply chain manager deel uitmaakt van de directie van het bedrijf. Dan heeft hij direct invloed op de bedrijfsstrategie en de bijdrage die het warehouse daaraan kan leveren.
2 Gebruik data
Maak beter gebruik van de data over de operatie in het warehouse. Moderne warehouse management systemen leggen een schat aan data vast over elke taak die wordt uitgevoerd. Denk aan alle scans waarmee de handelingen op de warehousevloer worden teruggekoppeld aan het systeem. Daarnaast bieden ook heftruckfabrikanten systemen waarmee data over de inzet en het gebruik van al het rijdend materieel worden verzameld. In al die data ligt nog veel meer slimme informatie opgesloten, die nu nauwelijks wordt verzilverd.
Het bekendste voorbeeld is slotting oftewel: waar leg ik mijn artikelen neer in het magazijn? Reken elke week of elke maand uit welke artikelen de snellopers en welke de langzaamlopers zijn. Leg de snellopers op gemakkelijk bereikbare locaties, de langzaamlopers bij voorkeur achterin het warehouse. Veel warehouses maken die exercitie wel, maar niet vaak genoeg. Wie slechts eens per half jaar naar slotting kijkt, loopt al snel meer kilometers dan strikt gezien noodzakelijk is.
3 Benut de kennis van mensen
Data kunnen inzicht gegeven in de knelpunten op de warehouse-vloer, maar soms is een uitgebreide data-analyse niet nodig. Of zoals Sander Berndsen van Philips Lighting zei: “Je kunt ook gewoon je mensen vragen waar de knelpunten zitten.” Inderdaad, op de vloer bestaat vaak goed inzicht in de problemen op de werkvloer en in mogelijke oplossingen. Wie zijn mensen daar nooit naar vraagt, komt daar wellicht nooit achter.
Creëer dus een open cultuur waarin medewerkers hun ideeën kunnen spuien. Dat lukt alleen als die ideeën serieus worden genomen en daadwerkelijk worden omgezet in verbeterprojecten. Het feit dat medewerkers worden gehoord, zal bovendien leiden tot een hogere werknemerstevredenheid. En medewerkers die tevreden zijn, werken harder.
4 Investeer in teamleiders
Teamleiders spelen een cruciale rol in het benutten van het potentieel van medewerkers. Veel te vaak zijn dat mensen met misschien veel ervaring in het warehouse, maar met weinig specifieke training, opleiding en begeleiding. Leer hen hoe ze hun team moeten aansturen en hoe ze feedback moeten geven. Leer hen kritisch te kijken naar processen en knelpunten te ontdekken.
Wat ook helpt: neem de teamleiders eens mee naar een ander warehouse. Laat hen zien hoe elders wordt gewerkt en hoe binnen andere bedrijven problemen worden opgelost. De meeste goede ideeën zijn immers al eens bedacht. Je hoeft ze alleen nog maar af te kijken en te vertalen naar de eigen operatie.
5 Kijk naar de keten
Veel inefficiënties in het warehouse vinden hun oorsprong in andere schakels van de keten. Denk aan de bezetting van de docks, die vaak allesbehalve optimaal is. Vervoerders komen allemaal op hetzelfde moment, waardoor in het warehouse te weinig capaciteit is om de vrachtauto’s te laden of te lossen. En als daarvoor wel voldoende capaciteit is, ontbreekt vaak de mankracht om de inkomende goederen direct in opslag te zetten. Het gevolg is dat de expeditieruimte dichtslibt, wat leidt tot nog meer inefficiënties. Een goede dockplanning en afstemming daarvan met vervoerders kan helpen om de inkomende en uitgaande goederenstroom beter te spreiden.
Kijk behalve naar de dockplanning ook naar de goederenstromen zelf. Staan ze op de goede pallets of moeten ze worden omgestapeld? Is elke pallet gelabeld en ontvangt u een elektronisch verzendbericht? En is de grootte van de zendingen optimaal? Veel bedrijven knippen hun inkooporders op om voorraadniveaus te verlagen, maar zien daardoor hun kosten voor goederenontvangst – naast de transportkosten – stijgen. Belangrijk is om naar de integrale kosten te kijken.
Marcel te Lindert – journalist logistiek en supply chain
