In dit digitale tijdperk staan bedrijven onder druk om hun internationale supply chains te moderniseren. In de kosten snijden, de concurrentie voor blijven en tegemoetkomen aan de toenemende eisen van klanten: dat zijn de belangrijkste uitdagingen. Wat is de beste strategie?

Verladers uit alle sectoren streven naar lagere supply chain kosten, grotere transparantie en snellere doorlooptijden door inzet van automatisering. Het terrein van douanemanagement is een voor de hand liggend startpunt van digitalisering. Denk aan de vele wet- en regelgeving, de vele standaard processen en alle administratieve taken.

Maar terwijl verschillende disciplines en sectoren inmiddels de vruchten van digitalisering plukken, staan bedrijven nog steeds terughoudend tegenover digitalisering van internationale handelsprocessen. Nu de druk om te digitaliseren stijgt en de globalisering in de handel weer toeneemt, worstelen veel bedrijven met het formuleren van de juiste douanestrategie.

Deze uitdaging wordt alleen maar groter door de enorme dynamiek in internationale handel – denk aan de escalerende handelsoorlog tussen de Verenigde Staten en China en de aanhoudende onzekerheid rondom de Brexit.

Maar vergeet niet dat internationale handel onlosmakelijk verbonden is met verandering. De leiders van vandaag moeten zich realiseren dat ze met de juiste digitale aanpak geld verdienen en waarde creëren – juist nu de veranderingen op dit terrein groter zijn dan ooit. 

Douaneprocessen in eigen beheer: self-filing

Met de huidige supply chains die de hele wereld afdekken en de internationale markt die steeds competitiever wordt, worden de prestaties van onze supply chains steeds meer afhankelijk van efficiëntie aan de landsgrenzen. Bedrijven kunnen zich in het hele traject, van inkoop tot distributie, geen vertragingen in douaneprocessen meer veroorloven.

Maar zodra goederen de grens overgaan, wordt het ingewikkeld. Verschillende landen gebruiken verschillende IT-systemen: het Verenigd Koninkrijk gebruikt bijvoorbeeld CHIEF/CDS, Duitsland werkt met ATLAS en in Zwitserland gaat het om e-dec. En afhankelijk van het klanten- en leveranciersbestand spelen bijvoorbeeld ook de Amerikaanse en Chinese douaneautoriteiten met hun IT-systemen een belangrijke rol.

Veel bedrijven die zelf hun douaneaangiftes indienen (self-filing) werken nog steeds met aparte douaneteams voor elk gebied. Al die teams gebruiken voor elk gebied verschillende lokale standalone douanesystemen. Deze fragmentatie leidt tot een gebrek aan transparantie, gebrek aan uniforme processen en standaarden en uiteindelijk inefficiëntie en verhoogde risico’s.

Het wordt hoog tijd dat deze uiteenlopende douaneprocessen worden geharmoniseerd, dat relevante systemen aan elkaar worden gekoppeld of dat simpelweg één centraal douanesysteem wordt geïmplementeerd. Dat leidt tot stroomlijning van douaneprocessen, biedt het juiste fundament voor toekomstige veranderingen en verschaft de vrijheid om zonodig aanvullende, waarde-toevoegende douaneprocedures te implementeren, zoals automatische productclassificatie of beheer van vergunningen.

Uitbesteding van douanemanagement: inschakelen van douaneagenten

Als douaneprocessen ingewikkeld worden, kiezen veel bedrijven voor samenwerking met experts of voor gehele of gedeeltelijke uitbesteding aan douaneagenten. Maar de uitvoering van deze uitbestede douaneprocessen is in de praktijk vaak niet zo digitaal.

Neem bijvoorbeeld een exportzending. Doorgaans stuurt het exporterende bedrijf zijn douaneagent een email met instructies en de noodzakelijke documenten zoals een pro forma factuur. De meeste douaneagenten beschikken over een klein leger van administratieve krachten die de noodzakelijke data handmatig in hun eigen systeem invoeren teneinde de juiste aangifte te kunnen maken.

Als deze goederen eenmaal zijn geëxporteerd, worden de te archiveren documenten (zoals de exportbegeleidende documenten en uitklaringsbewijzen) meestal weer per email of soms zelfs per koerier teruggestuurd. Dat is natuurlijk een inefficiënt, arbeidsintensief en foutgevoelig proces. Een proces dat resulteert in gescheiden silo’s met data en papieren documenten, wat het lastig maakt om overzicht te behouden.

Het is bovendien een kostbare exercitie, omdat de handmatige invoer van data door agenten ongetwijfeld tot uitdrukking komt in hogere facturen. De kosten voor dataoverdracht per email kunnen vijftig procent meer kosten dan bij gebruik van een geïntegreerde oplossing. Het mag duidelijk zijn: het integreren van agenten met de eigen IT-systemen helpt bedrijven om hun processen te stroomlijnen en versnellen, terwijl de transactiekosten en fouten afnemen.

3. Kosten besparen, processen versnellen en risico’s minimaliseren: integratie middels IT

Het gebrek aan integratie tussen de betrokken partijen in douaneprocessen leidt tot inefficiënties in de operatie en onnodige risico’s in de supply chain. In het ideale geval zijn de douane-gerelateerde data op elk moment op elke locatie beschikbaar via een centraal platform. 

Gescheiden silo’s met data in verschillende landen en vestigingen – of in bezit van douaneagenten – dienen daarvoor te worden samengevoegd. Dat vraagt om een IT-oplossing die in beide richtingen naadloos data synchroniseert. Een oplossing bovendien die standaard interfaces, transparantie en eenvoudige toegang door alle betrokken partners biedt.

De regelgeving omtrent internationale handel en douaneprocessen verandert veelvuldig en onverwacht – denk aan de impact die de Brexit kan hebben. Het voordeel van een geïntegreerd douaneplatform is dat het eenvoudiger wordt om veranderingen en strategie en processen door te voeren en nieuwe procedures toe te voegen.

Een voorbeeld is het betreden van nieuwe markten of de overstap van self-filing (zelf aangifte doen) naar douaneagenten. Of het doorvoeren van nieuwe invoertarieven of het implementeren van nieuwe handelsovereenkomsten voor bestaande handelstrajecten. Als alle relevante douaneprocessen, data en partners eenmaal via één systeem zijn geïntegreerd, genereert dat extra waarde.