Promoties stellen hoge eisen aan commerciële en operationele processen en vergen een naadloze aansluiting van die twee op elkaar. Perfetti Van Melle ondervindt dat als geen ander en ontwikkelt daarom het proces van Sales & Operations Planning om beter resultaat te behalen met promoties. Waar lopen ze tegenaan en welke oplossingen hebben ze gevonden? Dat vertelt supply chain director Willemien Broeders.
Tijdens de Solventure inspiratiesessie op 25 april zal Willemien Broeders openhartig vertellen over Perfetti’s ervaringen, aan de hand van twee concrete cases: Sint Maarten/Halloween en de Hamsterweken van Albert Heijn. Beide acties hebben een eigen karakter en stellen verschillende eisen aan de benodigde data, planning, afstemming en uitvoering.
Halloween al plannen vanaf april
Mix of Mini’s zijn verzamelzakken met daarin verschillende mini-snoepverpakkingen zoals Mentos, Fruittella en Chupa Chups lolly’s. Het product wordt het hele jaar door verkocht en leent zich vooral goed om uit te delen. ‘Sint Maarten (11 november) en Halloween (31 oktober) zijn natuurlijk ultieme uitdeelfeesten,’ vertelt Willemien Broeders. ‘Daarom doen we rond die periode acties bij verschillende retailers in Europa, waarmee de afzet tot wel 4x zo hoog wordt. Dat geeft een hoge druk op de productie. Wat het vooral complex maakt, is dat de verschillende snoepsoorten worden gemaakt in verschillende landen en fabrieken die allemaal een andere productiecapaciteit hebben. In Breda komt alles bij elkaar om samengevoegd te worden. We leveren aan de handel in september, dat betekent dat we vanaf juni/juli de productie aanpassen en dat we dus nu, in april al, de forecasts doen.’
Geen onbeperkte capaciteit
Twee factoren bepalen in hoge mate het succes van de acties: een goede, samengestelde demand forecast en een optimale bezetting van het internationale productieapparaat. Willemien: ‘Tot een jaar geleden maakte elk land zijn eigen forecast in een eigen systeem, dat kon variëren van een excel-sjabloon tot een basale forecast tool. Het combineren van deze voorspellingen was tijdrovend en ingewikkeld. Bovendien konden we de kwaliteit van die voorspellingen niet goed beoordelen. Verder willen we de productiecapaciteit optimaal benutten, dus geen capaciteit onbenut laten, maar ook geen bottlenecks creëren. Voor die planning gebruikten we een ERP-systeem dat echter , uitging van een onbeperkte productiecapaciteit. Dus moesten we zelf alsnog per productielocatie de planning grotendeels handmatig checken en bijstellen.’
Om beide problemen te ondervangen, werkt Perfetti Van Melle nu internationaal met een uniforme S&OP-methodiek en bijbehorende tooling. Het internationale forecastproces is grotendeels operationeel, de module voor productieplanning wordt nu ingericht en aangesloten op het forecastdeel. Zo overziet men het proces door de hele keten heen. Hoe werkt dat in praktijk, waar loopt men tegenaan bij de implementatie en welke voordelen levert de nieuwe werkwijze op? Dat vertelt Willemien Broeders op 25 april.
Hamsteren! (maar niet te veel)
Hamsterweken zijn er voor consumenten, en niet om retailers te laten hamsteren. Dat is kort gezegd de uitdaging bij acties van grote retailers. ‘Zulke acties leveren financieel weinig op,’ vertelt Willemien, ‘maar je wilt ze niet missen. Daarom is het van groot belang om strak te plannen, zorgen dat er optimale promotievolumes worden geleverd en het proces tijdens de actie goed te bewaken. Dat was voorheen erg lastig; we misten een goede analyse van data en moesten veel met de hand doen.’
Voorspellen en monitoren
Bij zulke retaileracties zijn twee zaken voor Perfetti Van Melle heel belangrijk, die met de oude systemen onvoldoende mogelijk waren:
1. Per retailer een goede vraagvoorspelling maken die men naast de voorspelling van de retailer kan leggen om samen tot een gefundeerd actievolume te komen. Willemien: ‘Als leverancier wil je voorkomen dat er te veel tegen de promotiecondities geleverd wordt, maar nee-verkopen tijdens de actieweken is natuurlijk geen optie.’
2. Tijdens de actie de bestelvolumes van de retailer monitoren, zodat men tijdig in gesprek kan wanneer die hoger zijn dan afgesproken. Willemien: ‘De vraag is: leveren we dan alsnog uit tegen promotiecondities? Die discussie kun je alleen goed voeren als je dat tijdig signaleert en als je goede cijfers hebt’’
Hoe kan Perfetti Van Melle in de nieuwe situatie per retailer een goede actieforecast maken, wat is de rol van historische data en hoe leert het systeem van eerdere acties?
Leer van de ervaringen van Perfetti Van Melle
Herkent u deze uitdagingen en vraagt u zich af wat de oplossingen zijn? Kom dan op 25 april naar de inspiratiesessie ‘Road to S&OP Excellence 2018’ in Hoevelaken.
Willemien Broeders deelt haar inzichten, Michel van Buren bespreekt ontwikkelingen in de wereld van S&OP en integrale samenwerking, daarnaast zijn er demo’s en interactieve sessies met vakgenoten. Meer informatie vind je hier.
