Rond deze tijd gaan veel mensen op een welverdiende vakantie. Sommigen kijken er al tijden naar uit en de vroegen zijn inmiddels al weer terug, compleet met enthousiaste verhalen over hoe mooi en spectaculair het was. Vanuit bedrijfsperspectief zijn vakanties niet altijd iets om naar uit te kijken. 

In de ideale situatie sluit het bedrijf drie weken zijn deuren, om er daarna weer fris en uitgerust met z’n allen tegengaan te gaan. Helaas is dat voor de meeste bedrijven verleden tijd. Klanten accepteren niet dat een bedrijf drie weken niet bereikbaar is en dat er gedurende die periode geen beroep op leveringen en service kan worden gedaan.

Schuiven

Om die continuïteit te realiseren moet er worden geschoven met mensen die taken van elkaar overnemen als de ander er een paar weken tussenuit is. Gestandaardiseerde processen die goed gedocumenteerd zijn, helpen dan om de overdracht soepel te laten verlopen, maar helaas is de praktijk vaak weerbarstiger en niet alle uitzonderingen en alle werkervaring kan worden vastgelegd in documentatie.

Dan kunnen er vervelende situaties ontstaan. De collega die ‘alles’ weet van die klant is er niet en nu komt er een vraag waar wij eigenlijk geen raad mee weten.

Positief

Toch kan het schuiven en opvolgen ook positief worden opgevat. Het overdragen van taken dwingt ons om er goed over na te denken hoe processen in elkaar steken en misschien vraagt een collega waarom je iets doet zoals je het doet. Een frisse blik op de zaak of een kritische vraag kan ook een goede aanleiding zijn om nog eens te kijken naar verbeterpotentieel. Misschien kan het inderdaad wel slimmer, handiger, sneller of goedkoper.

Mocht er, net voor de vakantie, geen tijd zijn om veranderingen in te voeren, kunnen wij wel even een notitie maken, zodat wij er mee aan de slag kunnen als we fit en uitgerust terug zijn.

Rustig achterlaten

Als alles goed is overgedragen, kan je met een gerust gevoel de zaken achterlaten en van een vakantie genieten. Bijkomend voordeel is dat je dan ook met een gerust hart op vakantie kan gaan, zonder telkens weer email te hoeven checken of telkens weer telefoon te krijgen. Zo kan je de vakantie inzetten zoals vakantie is bedoeld: bijkomen, uitrusten en ontspannen, zodat je na terugkomst weer op niveau kan presteren.

Frits de Wind – Logistiek adviseur