De dagen worden merkbaar korter, inmiddels is de klok weer teruggezet op wintertijd. Juist dan is goed zicht belangrijk. Niet alleen op de weg, maar ook in bedrijfssituaties.
Allerlei instanties wijzen vooral in de herfst op het belang van goed zicht en goede zichtbaarheid, bijvoorbeeld in het verkeer. Rijdt u ‘s morgens met de auto weg met ruiten vrij van aanslag, ijs en damp? Bent u op de fiets goed zichtbaar? Draagt u een veiligheidsvest? Is de fietsverlichting (van uw kinderen) in orde?
Ook in bedrijven
Vaak zie ik in bedrijven bestuurders (managers) die geen goed zicht hebben op de situatie, terwijl zij wel voortdurend beslissingen moeten nemen en andere mensen moeten aansturen. Dat leidt vaak tot vervelende verrassingen en onvoorziene situaties.
Hoe kan dat worden verbeterd?
Om te weten wat er verbeterd moet worden moeten wij eerst de symptomen herkennen. Duidelijke symptomen zijn het werken met “eigen” lijstjes en overzichten, in plaats van het bedrijfssysteem te raadplegen.
Vaak is er op zich wel een goede reden om met eigen lijstjes te werken: gegevens in het bedrijfssysteem (bijvoorbeeld ERP, WMS) zijn niet betrouwbaar, niet bijgewerkt of het is lastig om er het gewenste overzicht uit te halen.
Net zoals u in de ochtend de discipline moet opbrengen om eerst te zorgen voor goed zicht, moet in zo’n situatie eraan worden gewerkt dat de gegevens in het bedrijfssysteem wel betrouwbaar en bijgewerkt zijn. Daaraan moeten vaak medewerkers van verschillende afdelingen een bijdrage leveren, maar dat hoeft geen probleem te vormen, het kan zelfs worden aangegrepen als start van een afdelings-overschrijdende samenwerking!
Natuurlijk gaat er, zeker in het begin, veel tijd zitten in het bijwerken van de gegevens, maar dat kan worden gepland en ingecalculeerd, terwijl niemand kan bepalen hoeveel tijd en moeite er gaat zitten in het ontwikkelen, aanleggen en bijhouden van ‘eigen’ lijstjes, om nog maar te zwijgen over de consequenties van alle misverstanden omdat mensen niet over dezelfde gegevens beschikken en spreken.
Als de gegevens (na verloop van tijd) betrouwbaar blijken te zijn, wordt het tijd om een aantal standaard rapportages te (laten) ontwikkelen. Hierbij kunnen de voorbeelden van individueel ontwikkelde rapportages een basis vormen. Als er van tevoren goed wordt nagedacht over wat echt nodig is aan rapportages en overzichten, blijkt het aantal meestal beperkt te zijn.
Als rapportages bovendien consistent zijn, kunnen ook gemakkelijker vergelijkingen worden gemaakt tussen verschillende bedrijfsonderdelen of verschillende periodes. Dat kan vaak niet met individuele overzichten omdat die in de praktijk (te) vaak worden veranderd waardoor zij niet meer vergelijkbaar zijn.
Conclusie: betrouwbare gegevens in een centraal systeem en uniforme rapportages (in beperkte aantallen) zijn essentieel om een bedrijf goed te kunnen aansturen. Immers, goed zicht is van levensbelang.
Ik wens u een heldere en veilige herfst.
Frits de Wind – logistiek adviseur
