Veel bedrijven waren het afgelopen jaar niet voorbereid op een stijging van het aantal online orders met percentages tot 500 procent. Hoe moeten we onze warehouses gereed maken voor een toekomst met meer disrupties zoals COVID-19?
Twee warehouses met twee verschillende verhalen. Het ene warehouse was voorjaar 2020 genoodzaakt om de webshop van het bedrijf stil te leggen – de capaciteit ontbrak om nog meer orders te verwerken. Het andere warehouse was wel in staat de orderverwerkingscapaciteit voldoende te vergroten. Met als gevolg dat de online omzet in drie maanden tijd de groeisprong maakte waarvoor het bedrijf aanvankelijk drie jaar nodig dacht te hebben. “Sterker nog: dit warehouse is erin geslaagd binnen 24 uur het fulfilment voor een webshop uit een ander land erbij te nemen. Datzelfde geldt voor het fulfilment van twee grote brands: het warehouse in één land was in staat om orders sneller te leveren aan klanten in een ander land dan het lokale warehouse. Als je zoals dit warehouse in staat bent om een onverwachte verschuiving van het offline naar het online kanaal probleemloos op te vangen, kun je in de markt het verschil maken. Dat is de belangrijkste les die COVID-19 ons leert met het oog op de toekomst.
Kleine online orders
Nu veel bedrijven langzaam de crisis te boven komen, rijzen nieuwe vragen. Vragen over het warehouse van de toekomst. Hoe moet dat eruitzien om voorbereid te zijn op disrupties? Welke processen en systemen zijn daarvoor nodig? En welke rol is weggelegd voor de mens in het warehouse van de toekomst? De grootste uitdaging is het verwerken van online orders die vaak maar uit één of twee stuks bestaan. Veel warehouses zijn gewend om op pallet- of doosniveau te werken, maar het verzamelen, verpakken en verzenden van kleine orders is iets heel anders. Vooral gezien de strakke cut-offtijd die veel webshops hanteren. Warehouses hebben geen drie dagen de tijd om een order te verwerken, maar moeten hun pakketten nog dezelfde dag verzenden. Warehouses die hun processen niet aanpassen, verliezen aan efficiëntie. Zonder maatregelen leidt een orderprofiel met meer kleine orders tot een lagere pickdichtheid. Dat betekent dat warehouses op zoek moeten naar nieuwe oplossingen waarmee ze voldoende efficiënt kunnen werken, ondanks de vele kleine orders.
Mens & machine
Een mogelijke oplossing is automatisering en mechanisering van processen. Dat biedt warehouses extra orderverwerkingscapaciteit en eventueel extra opslagcapaciteit. Maar denk ook aan robots die steeds beter in staat zijn om fysieke handelingen op stuksniveau uit te voeren. Automatisering en robotisering zijn cruciaal voor een snel, betrouwbaar en efficiënt fulfilmentproces. De verwachtingen van de inzet van robots is hoog – zij kunnen orderpickers deels vervangen. Het grote voordeel van robots is dat bedrijven de capaciteit in het warehouse op flexibele manier kunnen vergroten zonder zich vooraf vast te leggen op een grootschalig automatiseringssysteem met een begrensde capaciteit. Capaciteit bovendien die binnen drie, vier of vijf jaar moet worden bereikt om de hoge investeringen rendabel te maken. Of bedrijven nu kiezen voor automatisering of robotisering: belangrijk is dat de mens een rol in het warehouse blijft vervullen. Niet alle handelingen kunnen door machines of robots worden uitgevoerd. Mensen zorgen voor flexibiliteit, bijvoorbeeld bij de handeling van grote of fragiele producten. Daarnaast bieden ze de mogelijkheid om bij pieken snel op te schalen. Een onverwachte stijging in online orders is nu eenmaal niet op te vangen door snel een machine bij te bouwen.
Gamificatie
De vraag is hoe het werk in warehouses aantrekkelijk blijft voor mensen. Hoe leuk is orderpicking nog als robots de naaste collega’s zijn? Het antwoord op deze vraag is gamification. Denk bijvoorbeeld aan een fitnessapplicatie zoals Strava, populair bij wielrenners die hun prestaties willen meten en vergelijken met die van hun vrienden. Op vergelijkbare manier kunnen we ook de medewerkers in het warehouse steeds weer nieuwe uitdagingen geven. We kunnen ze belonen als mensen die uitdaging aangaan en succesvol afronden. We kunnen de prestaties van medewerkers vergelijken met die van anderen, maar dan wel op een eerlijke manier. Het verplaatsen van een pallet is nu eenmaal niet te vergelijken met het verplaatsen van een doos of een los artikel. Als de prestaties goed zijn, kunnen medewerkers punten verdienen voor bijvoorbeeld een gadget of een extra uur verlof. Maar managers kunnen ook gezamenlijke uitdagingen opzetten, bijvoorbeeld door één miljoen picks als doel te stellen. Met gamificatie kunnen we het werk aantrekkelijk houden voor de jongere generaties, met name digital natives. Zo kunnen we daadwerkelijk de productiviteit op de werkvloer verbeteren en de motivatie onder medewerkers vergroten.
Versieloze software
Naast robotisering en gamificatie is artificial intelligence een ander belangrijk element van het warehouse van de toekomst. Wie in staat wil zijn om ook die laatste order nog op tijd te verwerken en verzenden, zal die orders als het ware door het systeem moeten trekken. Je kunt de pickdichtheid in het warehouse vergroten door orders samen te voegen tot batches, maar dan moet je de gepickte artikelen vervolgens weer sorteren op order. Dat vergt weer extra tijd. Artificial intelligence helpt te waarborgen dat alle orders op tijd worden verzonden. Artificial intelligence maakt het mogelijk om de operatie te plannen. Door het orderprofiel van vandaag te vergelijken met orderprofielen uit het verleden, kan het systeem met grote nauwkeurigheid voorspellen hoeveel tijd nodig is om alle orders te verwerken. Op basis van die analyse kan het warehousemanagementsysteem de juiste orders op het juiste moment vrijgeven. Belangrijk bij dit soort innovaties is dat met de opmars van de cloud we overgaan naar versieloze software. Bedrijven hebben daarmee altijd toegang tot de laatste innovaties, bijvoorbeeld als het gaat om toepassingen van kunstmatige intelligentie. De snelheid waarmee we innovaties kunnen doorvoeren, is bepalend voor de concurrentiepositie. Als de processen en systemen de snelheid van de veranderingen in de business niet kunnen volgen, zal een bedrijf de toekomst niet overleven.
Door: Pieter Van den Broecke, managing director Benelux en Duitsland bij Manhattan Associates
