Elke week laat LogistiekProfs een logistiek professional aan het woord over zijn expertise. In dit drieluik adviseert Peter van Minnen, adviseur ict & logistiek, over de inzet van barcodeprojecten. Is het voor uw logistieke bedrijfsvoering rendabel om gebruik te maken van barcodes?
De laatste economische crises plus Internet hebben de kijk op zaken veranderd en het zakendoen op scherp gezet. De lucht is er uit, er is minder geld voor investeringen en de broekriem is aangehaald. Er zijn geluiden dat we inmiddels het ergste gehad hebben en dat de economie weer aantrekt. Dat is mooi, we gaan weer aan het werk. Maar wel beter en slimmer dan voorheen. We hebben van de crisis geleerd, toch? Met minder tijd en mensen moeten we beter en sneller werken. Dat moet mogelijk zijn. Daar wil de onderstaande informatie bij helpen. Maar uw situatie bepaalt of deze informatie van belang is.
- Heeft u als ondernemer een (klein) magazijn?
- Heeft u minimaal 1 service wagen of buitendienstmedewerker?
- Kunnen barcodes uw kwaliteit van diensten verhogen?
- Kunnen barcodes de efficiency van de processen verbeteren?
- Wilt u verbeteren zonder dure consultants?
- Moet de oplossing slim zijn en eenvoudig te begrijpen?
Het is gemakkelijker om met barcodes te beginnen in een kleine onderneming dan in een groot bedrijf waar iedereen moet meepraten. Maak daar gebruik van. Er staat echter wel tegenover dat een barcodeproject in kleine ondernemingen bijna niets mag kosten. Gelukkig zijn daar oplossingen voor, maar bezint eer ge begint!
Introductie Barcodelarij
In de afgelopen jaren heeft de barcode zijn intrede gedaan, is groot geworden en is inmiddels overal ter wereld geaccepteerd als middel om producten te identificeren en om de handel te vereenvoudigen.
Er is ontzettend veel tijd geïnvesteerd door grote internationale bedrijven en supermarkt ketens om te komen tot standaards en afspraken. De fabrikanten van scanners en printers vielen over elkaar heen om de vraag naar barcodes te beantwoorden met nog betere producten tegen steeds lagere prijzen.
Inmiddels is de term Supply Chain Management bezig aan een enorme opmars: daar kunnen de consultants en logistiek adviseurs bij de multinationals nog veel geld verdienen. Daarin wordt nog veel geïnvesteerd door grote ondernemingen. En dat is een goede zaak!
De voordelen van barcodes zijn groot. Echter was het invoeren van barcodes binnen de bedrijfsprocessen normaliter een kostbare zaak en vergt veel overleg en afstemming. En zo kon het zijn dat vooral grote ondernemingen barcodes toepassen en de voordelen pakken.
Maar die tijd is nu voorbij: er is wat veranderd! De nieuwe benadering is niet meer het opleggen van bovenaf, maar het groeien van onder naar boven. Een stapsgewijze benadering in plaats van een big-bang. Een groeimodel in plaats van een investering, met de hoop op rendement. Het gaat nu over bedrijfsvoering en niet meer over techniek.
Voor wie is dit verhaal nu met name bedoeld? Voor ondernemers die zich kunnen vinden in de volgende punten:
- Voor het registreren van de voorraad
- Ontvangst van leveringen
- Interne verplaatsingen
- Levering van materiaal
- Als alternatief voor het jaarlijks balansen
- Bij kleine zelfstandigen
- die geen tijd of geld hebben voor grote en ingewikkelde projecten
- die werken met MS Office
- die zich richten op hun klanten
- die administratie en boekhouding op hun pc doen
- Bij het Midden- en Kleinbedrijf
- Waar soms de voorraad niet klopt
- Met zowel een kantoor als een magazijn
- Eventueel met servicemonteurs met eigen spullen
- Die flexibel moeten zijn, maar ook correct
- Bij afdelingen
- Van overheden, waar projecten soms jaren duren
- Van multinationals, waar niet van het ERP mag worden afgeweken
- Zoals werkmaatschappijen of lokale vestigingen
Het maakt niet uit in welke branche u werkzaam bent of hoe groot uw bedrijf is. Werken met barcodes betekent niet meer of minder dan het organiseren van processen. Zo simpel als het klinkt, zo simpel is het ook.
Beginnen met barcodes, barcodelarij, is net als het beginnen van een grote reis: het begint met de eerste stap. Een reis kun je niet tot op elk niveau plannen, altijd gebeurt er iets onverwachts. Dat is met barcodelarij niet anders. Steeds moet je een stapje terug kunnen doen zonder opnieuw te beginnen. Een beetje naar links of naar rechts, direct als de omstandigheden daar om vragen. Flexibel. Adaptief. Zonder projectteams. Zelfstandig.
De eerste stap in barcodelarij is goedkoop, treffend in haar eenvoud en zeer veelzijdig toepasbaar. U richt het in voor goederen ontvangst of voor goederen uitgifte. Daarna voor hulp bij het inventariseren. U begint met emballage of juist bij grondstoffen of bij de service auto’s . Elke keer een beetje meer. En elke volgende stap kan meteen worden beoordeeld. Leren zonder desinvesteren. Daar hebben we geen tijd of geld voor.
Wees kritisch
Luister naar anderen, denk na en laat je niets op de mouw spelden. Geld uitgeven aan onzin kan altijd nog. In het verkeer geldt ook: bij twijfel niet inhalen. Beter later thuis dan in het ziekenhuis.
Neem even tijd, 5 of 10 minuten, om te kijken of we het hebben over zin of onzin. Doe dit voordat alle partijen en geïnteresseerden tijd en geld gaan uitgeven aan voorstudies, onderzoeken, overbodig heen- en weer reizen en nodeloze telefoongesprekken (“we zijn nu druk, belt u ons volgende week maar even terug”).
In het onderstaande overzicht van 2 x 10 punten scheiden we de zin van de onzin. Denk daarbij aan de bijdrage aan efficiency en kwaliteit.
Wat uw potentiële leverancier zou moeten onderzoeken:
- of u een magazijn heeft en of de voorraad gegevens kloppen
- hoeveel mensen toegang tot de voorraad hebben
- hoe vaak en veel er wordt ontvangen en geleverd
- of u het ontvangen, inruimen en leveren aan anderen kunt overlaten
- hoe vaak en tegen welke kosten er wordt geïnventariseerd
- of er wel eens fout wordt geleverd (en wat dat kost)
- of er wel eens dubbel wordt besteld (kosten)
- of u al met barcodes werkt of denkt dat barcode scannen kan helpen
- of uw administratie software met barcodes en voorraad kan werken
- hoeveel geld u voor verbetering over heeft of vrij kunt maken
Wat u zich zou moeten afvragen:
- Hoe betrouwbaar is de leverancier?
- Levert de leverancier vergelijkbare adviezen / oplossingen of is dit een one-of-a-kind?
- Is hetgeen wordt beweerd ook in de praktijk te zien of te testen?
- Kan het in de dagelijkse praktijk worden toegepast?
- Is het wel eens mislukt? Hoe en waarom? Moet het zo, of kan het anders?
- Is er overtuigend bewijs van derden dat het werkt, succesvol is?
- Werkt hij open en eerlijk? Geen lijken in de kast of kosten achteraf?
- Levert hij positief bewijs dat het zijne werkt of dat het andere juist niet werkt?
- Schieten we er iets mee op of wordt het werk alleen een beetje anders?
- Gaat het om het uw geluk of dat van de leverancier?
In het volgende artikel bespreken we wat barcodelarij u precies kan opleveren. Wat mag een project kosten om alsnog winstgevend te zijn?
Peter van Minnen – adviseur ict & logistiek, artikelidentificatie specialist
