Auto-onderdelen op de juiste plaats vastschroeven, potjes jam van de lopende band plukken en in een doos stoppen, vers gebakken computerchips controleren op mogelijke foutjes: dat soort taken laten we graag aan robots over. Maar ook kantoorwerkers worden vaak geconfronteerd met repetitieve en allesbehalve opwindende handelingen. Ook die kunnen we gerust aan robots overlaten. Zeker in de transport- en logistieksector wordt het tijd dat men eens aandachtiger nagaat hoe Robotic Process Automation (RPA) de productiviteit kan verhogen, fouten kan vermijden en de medewerkers gelukkiger kan maken.
Handmatige processen hebben nog altijd de overhand in de transport- en logistieksector. Bij taken als track & trace, het vastleggen van factuurinformatie, het beheren van douaneformulieren of het insturen van proofs-of-delivery spelen menselijke interacties een grote rol en is er dus een groot risico op fouten. In het ergste geval verknoeien deze fouten de volledige supply chain. Bovendien leiden handmatige invoerprocessen vaak tot een vertraagde orderinvoer, wat de klantenrelaties allerminst ten goede komt. Ook vertragingen bij de levering en misgelopen omzet komen vaak voor, wat allemaal makkelijk kan leiden tot ontevredenheid onder het personeel. Recent onderzoek van ABBYY, aanbieder van Digital IQ-oplossingen, laat zien dat handmatige invoerprocessen en het checken van lange documenten de werkzaamheden zijn waar we de grootste hekel aan hebben. Volgens het onderzoek zou de meerderheid van de respondenten dit soort taken het liefst overdragen aan robots.
De digitale medewerker kent geen frustratie
In de logistiek in het bijzonder zijn er talloze monotone werkzaamheden met betrekking tot documentverwerking en dataverzameling; werkzaamheden die zijn te vereenvoudigen met slimme automatiseringsoplossingen en geïntegreerde AI-technologieën. Dit soort monotone, repetitieve taken zijn zeer geschikt voor Robotic Process Automation of RPA. Een digitale medewerker, oftewel een robot, kan de benodigde data onmiddellijk ophalen. De informatie-uitwisseling tussen verschillende systemen is daarnaast snel en foutloos. Hetzelfde geldt voor de invoer van nieuwe data, zoals klantinformatie: een softwarerobot is in staat data continu te controleren op correctheid en nauwkeurigheid. Bovendien is het mogelijk om automatisch data uit contracten of productinformatie te halen en die beschikbaar te maken voor andere toepassingen. Het resultaat: inkomende en uitgaande goederen, zelfs klachten, zijn direct te verwerken. Dit leidt tot een geoptimaliseerde workflow voor zowel mens als machine. Tegelijkertijd stijgt de tevredenheid – niet alleen onder klanten maar ook intern, bijvoorbeeld onder het management, bijvoorbeeld omdat ze altijd over de nieuwste cijfers beschikken.
De voordelen van RPA zijn met een simpel praktijkvoorbeeld uit de logistiek aan te tonen. Een chauffeur kan zijn vrachtdocumenten onderweg uploaden, ze online ondertekenen en andere handtekeningen ontvangen en verwerken. De data wordt via een centrale server naar een shared services center (SSC) verstuurd. Daar bevindt zich bijvoorbeeld een applicatie die statusinformatie naar alle betrokken logistieke systemen verstuurt. Proof-of-delivery-software maakt het daarnaast mogelijk om via mobiele apparaten bezorgdocumenten in te voeren en door te sturen. Leveranciers kunnen op hun beurt direct facturatieprocessen in gang zetten door simpelweg met hun smartphone een foto te nemen van de ontvangstbewijzen.
Automatisering biedt toegevoegde waarde
Eén ding is zeker: het gebruik van automatiseringsoplossingen als RPA voor de optimalisatie van processen in data-acquisitie en -verwerking is dé uitkomst voor de logistieke sector. Robots klaren dit soort klussen razendsnel en zijn 24 uur per dag inzetbaar. Bovendien profiteert de sector van meer nauwkeurigheid, lagere foutpercentages en grote kostenbesparingen. Ook hebben dit soort oplossingen een gunstig effect op mensen: omdat de data-invoer geautomatiseerd verloopt, kunnen medewerkers zich concentreren op sociale interactie en andere creatieve werkzaamheden. Dit zorgt er niet alleen voor dat hun motivatie en tevredenheid toenemen, maar ook dat zakelijke relaties en klantvertrouwen verbeteren.
Auteur: Robert
Bien, ABBYY
