Elk
ERP-, WMS- of TMS-systeem kent een vervangingsmoment. Met de nieuwe software kan
een bedrijf inspelen op veranderende processen, efficiënter voorraad beheren,
transporten plannen en zijn klanten beter bedienen. Opvallend is dat bij de
overstap alle aandacht uitgaat naar het nieuwe systeem. Toch moeten bedrijven
bij een systeemwissel niet vergeten dat het verhuizen van de oude gegevens,
ofwel de datamigratie, ook de nodige energie en structuur vergt. Als datamigratiespecialisten
verzamelden we bij Type2Solutions vijf stellingen die het management liever niet wil horen. En
aanvullend geeft ik vijf tips waarmee u een moeilijke
datamigratie kunt voorkomen.
Een slimme logistiek is
gebaat bij een systeem dat snel en duidelijk informatie kan verschaffen. Niet
alle huidige ERP, WMS en TMS-systemen zijn daartoe in staat. Excel is nog steeds
een veelgebruikte tool, maar werkt ook menselijke fouten in de hand. Voor het
automatiseren van handelingen kan andere software nodig zijn. Het overstappen
naar een ander systeem is daarom een duidelijk teken dat de behoefte van een
onderneming verandert. Ik constateer
dat het management en de IT-verantwoordelijken binnen vervoerders, LDV’ers en
verladers te weinig rekening houden met de eveneens andere behoeften en
functionaliteit van het nieuwe systeem. Daarnaast maken bedrijven de veel
gemaakte denkfout dat ze óók alle oude data willen migreren naar de nieuwe
systeemomgeving. Maar wil je afgesloten contracten en weggevallen klanten echt
overzetten?
Bepalen
projectdoel en strategie
Ondernemers zouden bij
datamigratie beter moeten bepalen wat het doel is van het project en onder welke
condities ze de datamigratieresultaten zullen accepteren. Ook dienen
IT-managers een strategie te bepalen hoe om te gaan met datakwaliteitproblemen.
Zeker in een tijd waarin de hoeveelheid data en het belang hiervan snel
toeneemt.
Vijf
stellingen en vijf tips voor aanpak datamigratie
Bij Type2Solutions
verzamelden we vijf stellingen die het management misschien niet wil horen, maar
waarmee het bedrijf wel te maken krijgt. Bij elke stelling staan de vijf
belangrijkste tips om problemen met datamigratie te voorkomen.
Stelling
1: We hebben meer budget nodig!
- Neem tijdens de project initiatiefase budget op voor de datamigratie;
- Voeg daaraan ook tijdens de project initiatiefase budget toe voor datakwaliteit optimalisatie;
- Erken dat voor datamigratie specialisten & specialistische tools nodig zijn;
- Zorg bij de datamigratie voor een noodzakelijke representatieve testomgeving;
- Vergeet niet bij scope wijzigingen om ook een aparte post datamigratie op te nemen.
Het is van groot belang
om de datamigratie vanaf de start een integraal onderdeel van het project te
maken. Hiermee brengt u structuur aan in uw verandertraject en voorkomt u
dubbele handelingen. Maar let op, less is more! Hoe minder gegevens u overzet,
des te eenvoudiger en voordeliger de datamigratie is.
Stelling
2: We hebben meer tijd nodig!
- Stel een datamigratieplan (conversieplan) op en voeg hieraan resources, deliverables en milestones toe, inclusief afhankelijkheden met andere tracks;
- Er komen altijd wijzigingen op de scope, dus wees voorbereid!
- Voer minimaal 3 proefmigraties uit voorafgaand aan de go-live;
- Migreer géén historische gegevens (indien mogelijk);
- Sta vanaf een vooraf bepaald moment geen (grote) wijzigingen meer toe in de scope.
Het opstellen van een
gedegen projectplan voorafgaand aan de
datamigratie is zeer aan te raden. Neem in dit plan ook proefmigraties op
en wees voorbereid op wijzigingen. En evenals bij stelling 1: less is more! Hoe
minder gegevens u meeneemt, des te sneller is de datamigratie
afgerond.
Stelling
3: We hebben meer resources nodig!
- Zet specialisten in het datamigratieteam;
- Stel een team samen van mensen uit de organisatie en het project (datamigratieteam) dat verantwoordelijk is voor datakwaliteit optimalisatie en de juiste data definities;
- Zorg ervoor dat datakwaliteitmonitoring en optimalisatie een integraal onderdeel uitmaakt van het project;
- Los datakwaliteitsproblemen op in het bronsysteem, voorafgaand aan de go-live en niet tijdens de migratie;
- Zorg ervoor dat de datamigratie, kwaliteitscontrole en tellingen geautomatiseerd en dynamisch zijn uit te voeren.
Het migreren van data is
een specialisme waarbij de kwaliteit van data van cruciaal belang is. Zorg voor
de juiste mensen en een (controle) framework. Hiermee verlaagt u de kans op
problemen, voegt u structuur toe aan het project en kent u verantwoordelijkheden
toe aan mensen die hiervoor geschikt zijn. Vergeet vooral niet dat één
specialist met de juiste tools tot meer in staat is en betere resultaten kan
bereiken dan vijf generalisten.
Stelling
4: Het nieuwe systeem werkt niet!
- Laat een specialist van de leverancier plaatsnemen in het datamigratieteam als neutrale expert;
- Test met een representatieve set gegevens;
- Stem oude en nieuwe systeemdefinities op elkaar af;
- Zorg ervoor dat de test-track onafhankelijk van de datamigratie-track tests maakt voor controle van gemigreerde gegevens in combinatie met het nieuwe systeem;
- Vergeet niet om ook de randapplicaties mee te testen.
Voer reële tests uit. De
juiste werking van het nieuwe systeem is alleen te beoordelen mits u zo
waardegetrouw mogelijke productiedata gebruikt. Doe dit voor alle processen, van
end-to-end en liefst zo vroeg mogelijk in het project. In tegenstelling tot de
voorgaande tips is hierbij ‘more is better’ van toepassing. Hoe vaker u oefent
met de ontwikkelde migratieprogrammatuur, des te beter het resultaat tijdens de
go-live zal zijn.
Stelling
5: We kunnen niet live!
- Zorg voorafgaand aan de daadwerkelijke migratie voor acceptatiecriteria, risicoprofielen, een controlestrategie en een controleplan inclusief controles en een draaiboek. Test al deze aspecten tijdens proefmigraties;
- Let erop dat de accountant zal willen zien dat de administratie in het oude systeem aansluit op de administratie in het nieuwe systeem. Pas als dat het geval is, zal hij de cijfers accorderen;
- Laat een interne of een externe auditor de datamigratie beoordelen en regelmatig verslag uitbrengen aan de stuurgroep;
- Leg zoveel mogelijk vast! Rapporten, printscreens, testen, tellingen en hashes. Alles is belangrijk en het is prima te bewaren in een dossier;
- Voer een generale repetitie uit van het integrale go-live draaiboek ter toetsing van alle afhankelijkheden.
Het is de stuurgroep die
uiteindelijk bepaalt of het nieuwe systeem live gaat of niet. Deze stuurgroep
heeft hiervoor input nodig. Zorg ervoor dat er geoefend is met het draaiboek en
dat vooraf duidelijk is onder welke condities de datamigratie geaccepteerd
wordt. Ook hierbij geldt: more is better! Hoe vaker u oefent met het draaiboek
en het controleplan, des te beter het resultaat zal zijn tijdens de
go-live.
Jack de Hamer – eigenaar Type2Solutions
Blijf altijd op de hoogte
Meld jezelf aan voor de nieuwsbrief en ontvang het laatste nieuws, trends, innovaties en ontwikkelingen uit de branche.
