Succesvolle bedrijven zoals Heineken en Akzo hebben een excellente supply chain die direct is afgeleid van hun business en financiële doelstellingen. Daarmee maken ze betere keuzes en kunnen ze sneller bijsturen. Deze effectieve integratie van strategie, financiën en de operationele uitvoering is te realiseren door middel van Integrated Business Planning (IBP). Wat is IBP precies, wat levert het op en hoe implementeert u het?
Succes door supply chain
Succesvolle bedrijven hebben niet alleen excellente producten en goede marketing maar ook een optimaal ingerichte supply chain. Niet voor niets vinden we succesvolle bedrijven zoals Heineken en McDonalds in de supply chain top 25 van Gartner.
In de huidige wereld waar consumenten vierentwintig uur per dag via verschillende kanalen kunnen bestellen, snelle levering eisen en waar innovatie een randvoorwaarde is geworden, speelt de supply chain een grotere rol dan ooit. Bij disruptieve spelers zoals HelloFresh, Ace & Tate of Bloomon is het succes zelfs gebaseerd op een vernieuwende supply chain, die volledig uitgaat van een optimale service aan de consument én een optimale samenwerking met toeleveranciers.
Van S&OP naar IBP
In steeds meer boardrooms is het besef doorgedrongen dat supply chain management een strategische factor is die sterk bijdraagt aan het rendement van het bedrijf. Daarbij horen beslismethodieken en sturingsinstrumenten die het mogelijk maken om de vertaalslag te maken van de business strategie naar een waarde strategie, financiële KPI’s, marketingbeslissingen en de operatie.
Sales & Operations Planning is daarbij een eerste stap: een algemeen geaccepteerde methode om vraag en aanbod op elkaar af te stemmen met aan de ene kant de volumevraag uit de markt (demand) en aan de andere kant de beschikbare capaciteit van het bedrijf (inventory en supply). Deze methodiek is vooral gericht op volume en is in de basis operationeel-tactisch van aard.
Integrated Business Planning (IBP) is een proces, en geen module van een ERP systeem zoals vaak gedacht wordt. Hierin worden de gewenste bedrijfsresultaten, afgeleid van de business strategie, via product management vertaalt naar de benodigde financiële en operationele middelen. De overkoepelende doelstelling is dan het minimaliseren van risico’s en het maximaliseren van winst en/of cashflow. IBP gaat daarmee verder dan S&OP. Met behulp het IBP proces wordt het sales & operations planning proces gericht ingezet om de strategische en financiële doelstellingen van het bedrijf te verwezenlijken.
Het IBP proces als sturingsinstrument
Het bedrijfsresultaat zal altijd beïnvloed worden door drie factoren die nauw met elkaar samenhangen en die met elkaar in balans moeten zijn. Prof. Dr. Bram Desmet heeft deze factoren samengevat in de supply chain triangle:
- Service: het productaanbod, levertijden, flexibiliteit, aftersales service etc. Dit vertaalt zich in opbrengsten.
- Kosten: de kosten voor grondstoffen, productie, arbeid etc.
- Cash: het kapitaalbeslag van productiefaciliteiten, voorraden etc.
De keuze voor het ene aspect betekent altijd een trade-off voor het andere aspect. Wilt u bijvoorbeeld hogere voorraden aanhouden om snellere levertijden te garanderen, dan brengt dat extra kosten met zich mee. Wilt u inkoopkosten omlaag brengen, dan kan dat de kwaliteit van het productaanbod verlagen. De supply chain triangle laat zien hoe deze trade-offs samenhangen.
Het IBP proces is het sturingsinstrument waarmee u deze trade-offs zichtbaar maakt en vertaalt in financiële cijfers. U kunt daardoor gefundeerde keuzes maken op strategisch, tactisch en operationeel niveau. Ook kunt u de financiële resultaten van die keuzes monitoren en waar nodig bijsturen.
De toepassing van het IBP proces
1. Strategische planning
Het uitgangspunt en startpunt van het IBP proces is altijd de overall strategie van het bedrijf. Op basis hiervan worden doelstellingen op het gebied van marktpositie, winst, risico’s, cashflow, omzet, kosten en marges gedefinieerd.
Een belangrijke link tussen de overall strategie en de vertaling naar tactische en operationele beslissingen, is de waardestrategie. Een beproefd model daarvoor is dat van Treacy en Wiersema, dat drie mogelijke waarde strategieën onderscheidt:
- Product leadership: een superieur en uniek product
- Customer intimacy: uitmuntende service
- Cost leadership (of operational excellence): een concurrerend lage prijs
Door hierin een duidelijke keuze te maken, kan het bedrijf zich onderscheiden in de markt ten opzichte van haar concurrenten. Wanneer een bedrijf verschillende business units heeft, kan per business unit gekozen worden voor een verschillende waarde strategie.
IBP-tooling helpt om de marktpositie ten opzichte van de concurrentie in kaart te brengen (benchmarking) en daarmee de meest kansrijke waarde strategie te kiezen. Het is vervolgens belangrijk dat deze keuze wordt door vertaald in de gehele organisatie.
2. Marketingkeuzes
In IBP worden alle factoren financieel gemaakt. Daarmee kunt u op tactisch niveau ook betere beslissingen nemen over het productaanbod en het klantportfolio.
Wanneer een product veel bijdraagt aan de winst, kunt u op basis daarvan besluiten de investeringen in dat product te vergroten. Anderzijds kunt op basis van klantwinstgevendheid besluiten meer of juist minder focus te leggen op een bepaald klantsegment. IBP-tooling maakt de werkelijke winstgevendheid van klanten en producten inzichtelijk. U ziet direct wat het gevolg van de beslissingen op het rendement is en het wordt daardoor mogelijk objectieve afwegingen te maken.
3. Financiële KPI’s
Op basis van de gekozen waarde strategie, stelt u verschillende KPI’s in. Is bijvoorbeeld gekozen voor de waarde strategie ‘customer intimacy’, dan zal het OTIF (on time in full) hoger moeten zijn, dan wanneer gekozen is voor cost leadership. In dat laatste geval zijn juist lage kosten belangrijk en kan voor OTIF een lagere doelstelling acceptabel zijn. Hier is opnieuw duidelijk de balans zichtbaar tussen de elementen service, kosten en cash. Het afwegen hiervan is een complexe aangelegenheid. IBP-tooling bevat geavanceerde wiskundige modellen om de financiële consequenties van de verschillende keuzes door te rekenen en de gevolgen ervan inzichtelijk te maken. U kunt daardoor gefundeerde keuzes maken die optimaal bijdragen aan het financiële resultaat.
4. Operatie gestuurd op basis van rendement
In de basale vorm is S&OP gebaseerd op volumes. IBP-tooling maakt de volumes van de demand en supply planning financieel (valorisatie) door ook kosten en prijzen toe te voegen en de marges zichtbaar te maken.
U kunt hiermee de geformuleerde waarde strategie vertalen naar operationele beslissingen die nodig zijn om de KPI doelen te bereiken en u krijgt inzicht in de gevolgen daarvan voor het resultaat. Bovendien is deze informatie real-time beschikbaar waardoor het mogelijk wordt om bij te sturen op basis van de werkelijke vraag (demand sensing) en de vraag te sturen (demand shaping). Hierbij zal supply chain management een sterkere samenwerking aangaan met marketing en sales.
Top-down en bottom-up
Het IBP proces werkt twee kanten op. Enerzijds wordt de strategie via de tactische laag die bestaat uit brand/productplanning, customer planning en financial planning vertaald naar de operatie, anderzijds is duidelijk te zien welke invloed operationele beslissingen hebben op het resultaat. Doordat het IBP proces gebaseerd is op waarden, is gedurende het jaar goed te zien hoe de realisatie en de forecast zich verhouden tot de financiële budgettering. Dat maakt duidelijk waar bijsturen gewenst of noodzakelijk is.
Tussentijdse financiële rapportages zijn gemakkelijk te genereren en het opstellen van jaarbudgetten is in feite niet meer dan een druk kop de knop. Met name de samenwerking met finance wordt hierdoor constructiever.
Waar moet u op letten?
IBP is nog geen eenduidige term. Zo kan met IBP het IBP proces bedoeld worden maar kan ook een specifieke module van een ERP systeem bedoeld worden. Wilt u het IBP proces implementeren, nu of in de toekomst, dan is het belangrijk na te gaan of de aanbieder van een S&OP-tool ook in staat is de bovengenoemde functionaliteiten aan te bieden die het IBP proces optimaal ondersteunen.
Daarnaast is het heel belangrijk rekening te houden met de menselijke factor. Het kan voor sales, marketing of finance bedreigend overkomen wanneer u dankzij het IBP proces meer gaat meepraten over de waarde strategie, de product en klantportfolio’s of de budgettering. Leg de nadruk op de samenwerking en maak duidelijk dat die samenwerking tot doel heeft samen het businessresultaat te vergroten.
Tot slot, u kunt kiezen voor een bottom-up aanpak en u hoeft niet alles in een keer te doen. Pakketten zoals Arkieva zijn modulair opgebouwd, waardoor het mogelijk is te starten met eenvoudige S&OP en later de stappen te maken richting IBP. Het een bouwt voort op het ander.
En wat is ‘strategy driven IBP’?
Zoals ik al aangaf is er nog geen eenduidige definitie voor IBP, geen standaard invulling in de markt. Dit artikel is opgebouwd vanuit de visie op IBP zoals wij die binnen Solventure hebben ontwikkeld. Op basis van deze visie richten we de IBP processen in, volledig ondersteunt door de Arkieva S&OP tooling. En op basis hiervan implementeren wij concrete oplossingen bij onze klanten.
Strategy driven IBP zoals dat binnen Solventure is gedefinieerd, is exact wat de naam doet vermoeden: het is het inrichten van het IBP proces op basis van strategische input met als doel de strategische doelstellingen te verwezenlijken. Het strategy driven IBP proces betreft de volledige integratie van de strategische planning inclusief integratie van de financiële planning en analyses en de koppeling met het S&OP proces.
De toekomst
Ik ben ervan overtuigd dat IBP de nieuwe norm vormt in de supply chain. Zeer grote en succesvolle bedrijven zoals Akzo, Heineken en Shell hebben ondersteunt door gespecialiseerde S&OP tooling het IBP proces succesvol ingevoerd en hebben daarmee enorme voordelen weten te behalen. IBP biedt een unieke kans voor supply chain directeuren om daadwerkelijk concurrentievoordeel te creëren met behulp van supply chain management. Supply chain directeuren zullen hierdoor meer betrokken raken bij de bedrijfs- en business strategie, marketing en finance. Het is een instrument waarmee verschillende functies, van de boardroom tot de vloer, samen het resultaat van het bedrijf aantoonbaar kunnen sturen, monitoren en verbeteren.
Kennis maken en meer kennis opdoen?
Michel van Buren (directeur Solventure Nederland) en Prof. dr. Bram Desmet (CEO Solventure) presenteren dit gedachtegoed in de Masterclass “van S&OP naar IBP” op dinsdag 5 november van 16:00 – 19:00 in de jaarbeurs Utrecht.. Bram Desmet zal vooral ingaan op de supply chain driehoek en de strategische component van IBP. Michel van Buren presenteert een praktische aanpak om van S&OP door te groeien naar IBP.
Wilt u ook deelnemen aan de masterclass en behoort u ook tot de doelgroep?
Schrijf u hier in voor ICT & Logistiek en reserveer de workshops van uw keuze.
Deze masterclass is uitsluitend toegankelijk voor senior managers, directieniveau en executives werkzaam in de volgende sectoren: food, agri, fmcg, productiebedrijven, process industrie, chemische industrie en automotive.
Auteur: Michel van Buren, directeur Solventure Nederland
