Slimme processen zijn cruciaal voor een goed functionerende supply chain. Belangrijk is dat processen op elkaar zijn afgestemd en dat afdelingen goed met elkaar samenwerken. In de praktijk is dat vaak weerbarstig. Klaas Brandse, processpecialist binnen het team Supply Chain Specialisten van BLMC, geeft inzage in de kunst die procesoptimalisatie heet.
In de supply chain draait alles om het zo goed mogelijk doorlopen van bedrijfsprocessen. Bedrijfsprocessen die noodzakelijk zijn om uit grondstof een eindproduct te maken met als doel zoveel mogelijk waarde voor de klant te realiseren. Het gaat om verschillende processen zoals onderstaand overzicht laat zien, variërend van customer relationship management tot order fulfillment en manufacturing flow management.
Cross-functionele processen
Bij al die bedrijfsprocessen is de ondersteuning van verschillende afdelingen noodzakelijk. Neem bijvoorbeeld het order fulfillment proces, dat meer behelst dan alleen het ‘vullen’ van orders. Bij dit proces gaat het om alle activiteiten die nodig zijn om de eisen van klanten in kaart te brengen en een netwerk te creëren dat het bedrijf in staat stelt om de behoeften van klanten zo goed mogelijk te vervullen en tegelijkertijd de totale kosten te minimaliseren. Dit is dus niet alleen een logistiek proces, maar een cross-functioneel proces waarbij ook afstemming met leveranciers en klanten noodzakelijk is. Hoe beter klanten kunnen aangeven wat ze willen, hoe groter de kans dat leveranciers hun goederen op tijd leveren.
Een ander voorbeeld is manufacturing flow management, dat alle activiteiten omvat die nodig zijn om producten door de fabrieken te verplaatsen en voldoende flexibiliteit in productieprocessen te realiseren. Flexibiliteit betekent in dit geval het vermogen om binnen bepaalde tijdsgrenzen een grote verscheidenheid aan producten te maken tegen de laagst mogelijke kosten. Ook hiervoor is het noodzakelijk dat planning en uitvoering van de productieprocessen wordt gelet op activiteiten die buiten de vier fabrieksmuren plaatsvinden. Hoe snel kan productie schakelen als klanten hun orders wijzigen?
Figuur 1: Het Supply Chain Bedrijfsproces Model
Hiccups in processen
Voor succesvol supply chain management is het zaak dat al deze processen om elkaar zijn afgestemd. Daarvoor moeten de verschillende functies binnen het bedrijf samenwerken. Dat is lang niet altijd een vanzelfsprekendheid. Steeds weer blijkt dat functies zoals verkoop, logistiek, productie en inkoop niet of nauwelijks met elkaar praten. Iedere functie houdt zich vooral bezig met zijn eigen deelprocessen en kijkt niet over de muren van de afdeling, met als gevolg dat hiccups in de supply chain processen ontstaan.
Hoe lossen we dat op? Door terug te gaan naar de basis. Breng in kaart hoe de processen in het ideale geval moeten verlopen. Onderzoek welke functies daarbij moeten worden betrokken en geef aan op welke momenten informatie tussen de verschillende afdelingen moet worden uitgewisseld. De kunst is om dat vervolgens te organiseren en de bedrijfsvoering daarop aan te passen. Deze aanpak vormt één van de negen bouwstenen van het Supply Chain Optimization Model van BLMC (SCOMB).
Lean of agile
Voor een goede beheersing van de supply chain is het dus zaak dat supply chain managers weten hoe ze geïntegreerde, cross-functionele processen moeten opzetten en verbeteren. Daarvoor staan hen verschillende technieken ter beschikking zoals Lean (Six Sigma) en Agile-technieken. Lean helpt onder meer om verspillingen te reduceren, waardoor slimmer tegen lagere kosten kan worden geproduceerd. Agile is een techniek om bijvoorbeeld ontwikkelingsprocessen te versnellen, zodat producten eerder op de markt kunnen worden gebracht.
Welke aanpak de voorkeur verdient, hangt onder meer af van de analyse en de strategie van de supply chain, twee andere bouwstenen van het SCOMB-model. Is de strategie gericht op product leadership of juist op customer intimacy of operational excellence? Alleen wie weet welke supply chain nodig is en welke accenten daarin moeten worden gelegd, kan werken aan een efficiënte en effectieve afstemming van processen en de bijbehorende functies.
