In een vorig artikel schreef Gunther Fonteyne over het belang van communicatie bij Forecasting. Vandaag gaat hij dieper in op Voorraadbeheer en de belangrijke rol van communicatie in dit proces.
Zowel in
academische als in industriële kringen is er het laatste decennium een kentering
gekomen in de houding tegenover het fenomeen voorraad. Nog niet zo lang
geleden vond men in elk boek dat deze problematiek aansneed, een pleidooi voor
het belang van het aanleggen van voorraden uit veiligheidsoverwegingen of als
buffer (de just-in-case filosofie). Mede onder invloed van de Japanse
productiefilosofie is men heel anders tegenover deze problematiek komen te
staan.
Vandaag de dag worden voorraden aanzien als de bron van alle kwaad, en
dienen als dusdanig tot het absolute minimum herleid te worden (de just-in-time
filosofie). Een hoge voorraadpositie verbergt vaak operationele en/of
organisatorische problemen. Men zoekt zijn heil in voorraadvorming, men bevecht
de symptomen. Een goed voorraadbeheer pakt de oorzaken aan. Vanuit deze optiek
is voorraad inderdaad de bron van alle kwaad.
Het
voorraadprobleem is eigen aan elke onderneming, ongeacht de sector waarin deze
actief is. Zowel profit als non-profit organisaties (scholen, ziekenhuizen of
dienstensector) worden ermee geconfronteerd. Voorraden vertegenwoordigen een
aanzienlijk kapitaal wanneer ze in geld worden uitgedrukt. Berekent men de
waarde van de voorraad ten opzichte van het totale balans actief, dan vindt men
vaak ratio’s van 30% of meer. Wanneer men er rekening mee houdt dat de
voorraadkosten op jaarbasis gemiddeld 20-25% hiervan uitmaken, dan begrijpt men
direct welke sommen zouden kunnen vrijkomen voor investeringen wanneer men erin
slaagt de voorraden te reduceren. Voorraadkosten lopen vaak hoger op dan de
afschrijvingen op investeringen in gebouwen en machines. Veelal wordt dit
onderschat. Anderzijds is het zo dat niet enkel de voorraadkost dient verlaagd
te worden.
Noodzakelijke klantenservice
Voorraden zijn
ook noodzakelijk om de klantenservice te kunnen garanderen. In de praktijk
betekent dit dat voorraadkost en serviceniveau in balans moeten gebracht worden.
Verlaagt men de voorraad dan vermindert het serviceniveau en wil men de service
verbeteren dan moet de voorraad verhoogd worden. Het is aan het management om
te bepalen welke keuze ze hierin maakt: aan een bepaald serviceniveau hangt een
voorraadniveau en omgekeerd. Een en ander zal afhangen van de commerciële en
financiële marktomstandigheden. Het is de taak van de Supply Chain afdeling om
creatief om te gaan met deze problematiek.
En de voorraad verlagen én de service verbeteren
De uitdaging
bestaat erin betere voorraadbeheersystemen te kiezen en uit te werken die én de
voorraad verlagen én de service verbeteren. Waarom is het zo moeilijk om het
juiste voorraadniveau te bepalen terwijl men al bijna 100 jaar onderzoek doet op
het gebied van voorraadbeheer? Er zijn heel wat theorieën en formules bekend
rond voorraadbeheer maar heel wat bedrijven worstelen toch van hoe
voorraadbeheer(voorraad analyse, voorraadbeheer en voorraad controle) aan te
pakken. Gebaseerd op mijn ervaringen kan dit beter op een pragmatische manier
aangepakt worden. Begin eerst met een voorraadanalyse zodat men tenminste weet
waar men staat. Vervolgens gaat men naar de volgende fase nl. de bepaling van
de voorraadstrategie. In deze fase moeten er een aantal belangrijke vragen
worden beantwoord zoals:
- moeten wij wel voorraad houden? Voor welke productfamilies/producten volgen we een ‘Make-to-Stock’ of ‘Make-to-Order’ strategie. Als wij voorraad houden waar gaan wij die voorraadhouden ?
- welke soorten voorraden gaan wij houden aangezien elke soort een andere strategie zal hebben ?
- moeten wij onze producten in bepaalde categorieën steken ? Wat moet ons voorraadobjectief zijn (assortimentsbeheer)?
Niet correcte voorraadparameters
In de volgende
fase gaan wij de voorraadstrategie opzetten en onderhouden. Hier zal de focus
komen te liggen op de juiste berekening van de parameters nodig voor de
aansturing van de materialenbehoeftenplanning (MRP). Heel veel bedrijven werken
met niet correcte voorraadparameters. Men dient regelmatig zijn parameters te
optimaliseren in functie van de levenscyclus van zijn producten. Hiervoor heeft
men ondersteunende software voor nodig en dit niet in de vorm van een Excel
werkblad of master data binnen een ERP systeem.
Binnen
voorraadbeheer is een tweede communicatie belangrijk, namelijk afstemming van de
bedrijfsstrategie met de voorraadstrategie. Bijgevolg is dit niet enkel een
verantwoordelijkheid van supply chain maar een verantwoordelijkheid van heel wat
stakeholders binnen een bedrijf/organisatie. Hier loopt het weer mis omdat deze
verantwoordelijkheid en afstemming rond voorraadbeheer vaak niet duidelijk is.
Volgende keer ga ik dieper op het derde proces rond S&OP, en als conclusie:
wat zijn zoal de belangrijkste zaken die kunnen helpen bij communicatie in de
verschillende processen?
Gunter Fonteyne – partner bij Xeleos Consulting en Optimact
