U kan het antwoord op bovenstaande vraag waarschijnlijk al raden: communicatie. Communicatie binnen het proces van Forecasting, Voorraadbeheer en Sales & Operations Planning is cruciaal. Bij vele bedrijven is dit een probleem dat eigenlijk geen probleem zou moeten zijn op basis van de huidige technologie. In dit drieluik wil ik dieper ingaan op deze belangrijke rol van communicatie in al deze processen, op basis van mijn opgedane kennis tijdens projecten.
Goed voorraadbeheer
Voorraden zijn een bron van veel discussie. Wanneer er ook maar even niet kan worden geleverd, moet de voorraad omhoog en wanneer het einde van een boekjaar nadert, moet de voorraad weer omlaag. Met voorraden ondersteunen we het ongestoord kunnen blijven produceren en hebben we de zekerheid dat we klanten kunnen leveren.
Goed voorraadbeheer zorgt voor efficiënt gebruik van het werkkapitaal, maar heeft vooral veel invloed op het beperken van de faalkosten. De faalkosten die te maken hebben met voorraadbeheer kunnen gemakkelijk het uiteindelijke resultaat van de onderneming overstijgen. Denk hierbij aan afschrijving incourant, huur voor tijdelijke opslag, rentekosten, extra inzet van mensen, claims van klanten, spoedinkopen tegen andere prijzen, inzet van koeriers en extra transport, verlies van omzet, korting als goedmaker of extra administratiekosten door deelfacturen en creditnota’s.
Uitvoeren van een analyse
Veel bedrijven en organisaties hebben of maken geen tijd om een voorraadanalyse uit te voeren, of hebben er geen besef van dat de huidige voorraden eventueel – al dan niet drastisch – zouden kunnen worden gereduceerd/geoptimaliseerd door het doorvoeren van een aantal kleine of grote veranderingen of door het toepassen van een betere strategie of, nog eenvoudiger, door beter te communiceren. De voorraadsystemen die momenteel worden gehanteerd, zijn in veel bedrijven en organisaties vaak gebaseerd op de jarenlange ervaring en de gewoonte van het personeel. Door deze manier van werken kunnen er stockbreuken optreden. Een ander gevolg is dat er voor heel wat producten – soms onnodig – grote voorraden of verouderde voorraad aanwezig zijn.
Hoge voorraden leiden tot hoge kosten en het innemen van ruimte. Artikelen verouderen, bederven, raken in onbruik, worden vervangen.
Voorraadparameters
Graag neem ik u mee in de eerste stap van het proces rond voorraadbeheer, namelijk forecasting. Niet elk bedrijf of organisatie is hiermee bezig. Dit proces wordt vaak verward met het vergaren van allerlei data en informatie stromen waar men een patroon denkt in te herkennen. Spijtig genoeg zijn deze gegevens vaak achterhaald of niet correct, wat dan weer een impact heeft op voorraadbeheer en supply chain planning (herbevoorrading en/of productie).
Veel managers hebben een hekel aan dit onderwerp. Toch moet er goed begrepen worden dat van zodra men voorraad gebruikt, er een uitspraak nodig is over de toekomstige vraag. Velen ontspringen deze problematiek en gaan onmiddellijk over tot de bepaling van de voorraadparameters. Als dit volgens de klassieke modellen uit de literatuur gebeurt, gaat men er echter vanuit dat de toekomstige vraag volledig gelijk is aan de historische vraag en dat de vraag regelmatig is (normaal verdeeld). Ik wil er even op wijzen dat het naïef is deze aannames te aanvaarden: het recente verleden wijst uit dat de wereld niet stabiel is, de productengamma’s veranderen sneller dan ooit en slechts 50% van het productengamma kan als regelmatig beschouwd worden.
Forecasting tools de oplossing?
Als men een correct proces wil opzetten zal men dit moeten laten ondersteunen door forecasting tools. Gaan deze tools een oplossing bieden voor alles? Het antwoord is nee. Maar op basis van een gegenereerde forecast kan de demand planner zich gaan focussen op het resultaat. Hierbij is al een eerste communicatie belangrijk, namelijk: de afstemming tussen de demand planner en de andere stakeholders binnen het bedrijf/organisatie. Hier loopt het vaak mis, aangezien bij vele bedrijven deze eerste communicatie niet volledig wordt afgedekt door een proces en ownership. Een goed proces in dit domein zal al wonderen doen richting voorraadbeheer en S&OP.
In mijn artikel van volgende week ga ik dieper in op het tweede proces rond voorraadbeheer.
Gunther Fonteyne – Partner bij Xeleos Consulting en Optimact
